Dokumente nach einem Todesfall – die vollständige Liste
Nach einem Todesfall müssen Angehörige Dutzende Dokumente sichten, kopieren, einreichen und aufbewahren. Diese Übersicht zeigt, welche Unterlagen Sie benötigen, wo Sie sie finden und wie lange Sie sie aufheben müssen.
Sofort benötigt: Urkunden und Ausweise
Bereits am ersten Tag brauchen Sie:
- Personalausweis und/oder Pass des Verstorbenen
- Familienstammbuch oder Geburts-, Heirats- und ggf. Sterbeurkunde des Ehegatten
- Versichertenkarte der Krankenkasse
- Ärztliche Todesbescheinigung (vom Hausarzt/Notarzt)
Standes-/Zivilstandsamt stellt nach Anmeldung 6–10 Sterbeurkunden aus. Bewahren Sie davon mindestens 2 Originale im sicheren Ordner für die spätere Nachlassbearbeitung auf.
Für Banken, Versicherungen und Behörden
Bringen Sie folgende Unterlagen zusammen:
- Sterbeurkunde (mehrere Originale)
- Erbschein (DE) / Erbbescheinigung (CH) / Einantwortungsbeschluss (AT)
- Testament oder Eröffnungsprotokoll
- Heiratsurkunde (bei Hinterbliebenenrente)
- Geburtsurkunden minderjähriger Kinder (Waisenrente)
- letzte Steuerbescheide
- Mietvertrag der Wohnung
- Verträge zu Strom, Gas, Telefon, Streaming
- Versicherungspolicen (Lebens-, Renten-, Unfall-, Hausrat-)
Praktische Sammelmappe
Legen Sie für jede Stelle eine eigene Klarsichthülle an: Bank A, Bank B, Rentenversicherung, Lebensversicherung, Krankenkasse, Vermieter, Strom, Gas, Internet. Mit Originalen, Kopien und Korrespondenz haben Sie jederzeit Übersicht.
Wo Dokumente häufig liegen
Wichtige Unterlagen finden sich typischerweise:
- Schreibtisch und Schreibtischschubladen
- Bankschließfach (Zugang nur mit Erbnachweis und ggf. unter Bankaufsicht)
- Aktenschrank im Arbeitszimmer oder Keller
- im PC: Ordner „Dokumente“, „Steuer“, „Versicherung“
- E-Mail-Postfach (Kontoauszüge per E-Mail, Versicherungsmitteilungen)
Klären Sie früh, ob ein Bankschließfach existiert – die Bank gibt Ihnen Auskunft mit Erbnachweis.
Aufbewahrungspflichten
Empfehlungen für Privatpersonen:
- Steuerunterlagen: 10 Jahre (alle Belege zur Einkommensteuer)
- Bankunterlagen, Kontoauszüge: 3 Jahre, bei Steuerrelevanz 10 Jahre
- Versicherungspolicen: bis Vertragsende, danach 3 Jahre
- Erbschaftsunterlagen, Testament, Erbschein: unbegrenzt
- Grundbuch-/Eigentumsunterlagen: unbegrenzt
- Pflichtteilsrelevante Schenkungsbelege: mindestens 10 Jahre
Vorsorge: Dokumente strukturiert ablegen
Wenn Sie Angehörigen die Suche erleichtern wollen, legen Sie heute schon eine geordnete Dokumentenablage an – in einem Aktenordner oder digital in einer Notfallmappe. Schon eine einfache Liste "Wo finden sich welche Unterlagen?" schenkt Ihren Erben im Ernstfall Tage an Lebenszeit zurück.
Häufige Fragen
- Brauche ich Originale oder reichen Kopien?
- Standesamt, Banken, Renten- und Lebensversicherungen verlangen Originale der Sterbeurkunde. Für viele andere Stellen reichen beglaubigte Kopien oder Scans.
- Wie komme ich an das Bankschließfach?
- Banken öffnen Schließfächer in der Regel erst gegen Vorlage des Erbnachweises (Erbschein, Erbbescheinigung) und meist unter Anwesenheit eines Bankmitarbeiters.
- Wie lange muss ich Steuerunterlagen aufheben?
- Als Privatperson 10 Jahre, weil das Finanzamt rückwirkend prüfen kann. Bei Selbstständigen oder Vermietern teils länger.
- Wo finde ich Versicherungen, von denen ich nichts weiß?
- Hilfreich sind Kontoauszüge der letzten 12 Monate (Lastschriften) und das E-Mail-Postfach. Die GDV-Suche (Suchservice nach Lebensversicherungen) hilft in Deutschland bei unbekannten Lebensversicherungen.
Wegbegleiter – die App für schwere Momente
Checklisten, Briefvorlagen und eine verschlüsselte Notfallmappe – kostenlos starten.